Eerste nieuwsflits 2018

Nieuws

Beste bewoners,

Voor u ligt een informatiebulletin van het VvE Quercus1 bestuur waarin diverse actuele onderwerpen worden besproken.

In deze nieuwsflits treft u de volgende onderwerpen :

• 
  Nieuw bestuur stelt zich voor
• Activiteit
• Schilderwerkzaamheden
• Glazenwasser
• Electrische deurdranger
• Tuinonderhoud
• Privacy statement

Deze nieuwsflits is ook per e-mail naar u opgestuurd.

Nieuw bestuur stelt zich voor

In april kreeg u de gelegenheid om aan te geven of u akkoord ging met het voorgestelde bestuur. Wij mochten 20 stembriefjes ontvangen, waarvan er 19 akkoord waren met het voorgestelde bestuur en 1 blanco stem. Hiermee is het nieuwe bestuur aangenomen. Wij danken u voor het in ons gestelde vertrouwen en zullen er alles aan doen om als bestuur goed te functioneren en u optimaal te ondersteunen.

Het nieuwe bestuur bestaat uit:

Naam Functie Appt Telnr

Bert Borsboom – Voorzitter 66 06-43873509

Paul van Putten – Secretaris 64 06-29479208

Joop Zuithoff – Penningmeester 46 06-33885296

Dick Hendriks – Algemeen lid – Technische commissie 38 06-54923466

Enzio Rosa Gastaldo – Algemeen lid – Technische commissie 62 06-81505250

Het nieuwe secretariaat adres is : Blikveldweg 64, 1359 KC Almere

Aangezien wij elkaar niet vaak ontmoeten in de lift of hal en u ons mogelijk nog niet kent, treft u hieronder een foto van ons aan

Vlnr: Paul van Putten, Joop Zuithoff, Dick Hendriks, Enzio Rosa Gastaldo en Bert Borsboom

Heeft u vragen, opmerkingen of ideeën dan kunt u altijd een van ons aanschieten, een bericht sturen naar info@quercus1.nl of een briefje bij de secretaris in de brievenbus stoppen.

Activiteit

De geheime activiteitencommissie heeft verzocht om u allen te vragen de volgende datum vrij te houden:

4 Augustus a.s.

Wat er dan gaat gebeuren is nog even geheim, maar het belooft iets leuks te worden! Dus houd die datum vrij. U hoort nog van ons.

Schilderwerkzaamheden

De schilders zijn nog druk bezig met het schilderen van ons appartementencomplex. Naar verwachting zijn ze tot eind mei bezig.

Wij hebben van sommige bewoners de melding gekregen dat het balkonplafond smerig is en niet schoon te maken is. Het bestuur heeft daarom besloten om de schilder een offerte te laten maken van de kosten voor het schilderen van de plafonds. Indien de kosten daarvan niet al te hoog uitvallen, zullen we de schilder vragen de plafonds alsnog te schilderen. Wij houden u op de hoogte.

Graag vernemen wij van u hoe u de kwaliteit van het schilderwerk vindt en of u op- en aanmerkingen heeft. Deze kunt u sturen naar info@quercus1.nl. Wij verzamelen deze opmerkingen en nemen ze door met de schilder. Ook als u de kwaliteit goed vindt en verder geen opmerkingen heeft, horen wij dat graag.

Glazenwasser

Wij hebben firma Kruidhof gevraagd het glazenwassen uit te stellen totdat de schilder helemaal klaar is. De schilder heeft voor het schoonmaken ammoniak gebruikt, maar dat geeft op de ruiten vlekken, die zeker bij zonneschijn vervelend zijn. Wij zullen de firma Kruidhof vragen hier extra op te letten.

Elektrische deurdranger

Na met diverse bedrijven te hebben gesproken over de aanschaf en installatie van een elektrische deurdranger, is de keuze gevallen op de firma JMD Nederland uit St. Oedenrode.

Zij leveren een elektrische deurdranger die geopend kan worden met een zgn. druppel die is voorzien van een chip.

Ieder appartement krijgt de beschikking over twee druppels met een eigen unieke code. Bij verlies kunnen nieuwe druppels verkregen worden met een nieuwe code. De oude code wordt dan geblokkeerd.

Bij de ingang hoeft men alleen de druppel voor de paslezer naast de deur te houden en de deur gaat vervolgens open.

Een bewegingssensor zorgt ervoor dat op het moment dat er geen beweging meer wordt geconstateerd, de deur automatisch dicht gaat. Aan de binnenkant komt een zgn. “Elleboog” opener waarmee de deur geopend kan worden

Bij de aanschaf wordt ook meteen een onderhoudscontract afgesloten zodat de dranger snel gerepareerd wordt indien nodig.

Wij verwachten dat de dranger in de loop van juni geïnstalleerd wordt, waarna iedere bewoner uitleg krijgt over de werking en de twee druppels uitgereikt krijgt.

Tuinonderhoud

De borders om ons appartementencomplex worden in principe onderhouden door tuinman Paul. De tuincommissie vindt het echter ook fijn om zelf in de borders aan de gang te gaan met schoffelen en snoeien van planten. Zij zijn elke maandag van 19:00 tot ca. 20:30 bezig. Mocht u ook zin hebben mee te helpen, al is het maar om gezellig te praten, kom dan ook ’s maandags. Hoe meer handen, hoe lichter het werk en des te minder hoeven we tuinman Paul in te huren.

In de maand juni is de tuincommissie met vakantie en dan neemt tuinman Paul de honneurs waar.

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Misschien heeft u er al over gehoord in het nieuws: Op 25 mei a.s. treedt de nieuwe en strengere privacy wetgeving in werking – de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hiermee wordt de privacy van personen beter gewaarborgd en organisaties moeten vanaf dan in een Privacy statement aangeven waarvoor ze de informatie van personen gaan gebruiken.

Ook de VvE Quercus1 moet zich aan deze Verordening houden. Op de volgende bladzijden treft u daarom het Privacy statement aan zoals die gaat gelden voor onze vereniging. Leest u deze aandachtig door en mocht u op- of aanmerkingen hebben of vragen over bijvoorbeeld gebruikte termen, stel die dan gerust via info@quercus1.nl. Wij komen er dan zo snel mogelijk op terug.

Privacy Statement Quercus1

Algemeen

De VvE Quercus 1 beheert de gegevens in de bewonersadministratie conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Welke gegevens bevat de bewonersadministratie?

Bewoners verstrekken bij aankoop van hun appartement, of in geval van huur bij aanvang van de huur van een appartement, de volgende gegevens:

Titel, voorletters*, voornaam, achternaam*, naam van de partner, appartement nummer*, telefoonnummer(s)*, email adres en bankrekeningnummer**

De gegevens met een * gemerkt, moeten verplicht worden verstrekt.

De gegevens zonder * gemerkt, worden op vrijwillige basis verstrekt.

De gegevens met **gemerkt, worden automatisch verstrekt als gevolg van het overboeken van de maandelijkse VvE bijdrage.

Daarnaast wordt in de bewonersadministratie bijgehouden wanneer een appartement verhuurd is. In dit geval worden naam, adres, telefoonnummer(s) en (indien beschikbaar) emailadres van de eigenaar van het appartement geregistreerd en tevens het bankrekeningnummer ingeval de eigenaar de maandelijkse VvE bijdrage afdraagt.

Waarom houdt de vereniging deze gegevens bij?

1. Voor het distribueren van mededelingen, uitnodigingen voor bijeenkomsten en vergaderingen.
2. Voor het elektronisch toezenden van informatie gebruiken wij het email-adres.
3. Voor het elektronisch toezenden van oproepen voor bijeenkomsten en vergaderingen gebruiken wij het e-mailadres.
4. Indien email-adres niet bekend dan wordt de informatie en oproepen voor bijeenkomsten en vergaderingen per post verstuurd.
5. Voor het bereiken van een lid in geval van calamiteiten gebruiken wij de telefoonnummers.
6. Voor de administratie van de maandelijkse VvE bijdrage gebruiken wij het bankrekeningnummer.

Toestemming tot het verzamelen en het gebruik van de gegevens

1. Voor bewoners die per ingangsdatum van dit privacy statement tot de VvE behoren geldt dat zij op de hoogte worden gesteld van het bestaan en de inhoud van dit privacy statement en dat zij stilzwijgend toestemming verlenen. Deze leden hebben de mogelijkheid om bezwaren in te dienen.
2. Voor bewoners die na de ingangsdatum van dit privacy statement tot de VvE toetreden, geldt dat zij bij aanmelding expliciet aangeven dit privacy statement te onderschrijven en de toestemming te verlenen.

NB: Alleen bewoners die eigenaar van een appartement zijn, zijn lid van de VvE

Inzage en wijziging van gegevens

1. Bewoners hebben het recht op inzage van de gegevens die over hen in de bewonersadministratie worden bijgehouden. Een verzoek om deze gegevens te mogen inzien, wordt gericht aan het secretariaat van de vereniging.
2. Leden hebben het recht om eerder verstrekte gegevens te laten muteren voor zover dat van toepassing is (telefoonnummers, e-mailadres of bankrekeningnummer). Een verzoek om deze gegevens te muteren, wordt gericht aan het secretariaat van de vereniging.
3. Bewoners hebben het recht om zich af te melden voor het toezenden van informatie via elektronische kanalen. Een verzoek daartoe wordt gericht aan het secretariaat van de vereniging.

Vernietigen van de gegevens

1. Bij verkoop van het appartement worden de gegevens van de oude eigenaar/bewoner binnen een maand verwijderd, nadat de nieuwe bewoner de woning officieel heeft betrokken.
2. Bij overlijden van een bewoner kunnen de nabestaanden verzoeken om de gegevens van het overleden bewoner te verwijderen en te vervangen door de gegevens van een nieuwe bewoner of zaakgelastigde. Dit gebeurt op dezelfde manier als beschreven bij het vorige punt.

Delen van gegevens met derde partijen

1. De vereniging deelt, bij het van kracht worden van dit privacy statement, geen gegevens uit de ledenadministratie met derde partijen.
2. Mocht dit later, om welke reden dan ook, noodzakelijk zijn, dan zal een daartoe strekkende ‘verwerkingsovereenkomst’ met deze partij ter goedkeuring worden voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering. Voor goedkeuring is de gewone meerderheid van de aanwezige, stemgerechtigde leden vereist. De goedkeuring wordt vermeld in de notulen van de gehouden vergadering.

Hoe gaat de vereniging om met de gegevens en wie mag ze inzien?

1. De gegevens worden vastgelegd in een elektronisch bestand. Dit bestand is beveiligd met een wachtwoord dat alleen bekend is bij de voorzitter, secretaris en penningmeester van de VvE
2. Het bestand wordt beheerd door de bestuursleden die belast zijn met het bijhouden van de bewonersadministratie en/of financiële administratie.
3. De bewonersbestanden zijn elektronisch opgeslagen. Uitsluitend de andere bij de KvK geregistreerde bestuursleden hebben toegang tot deze bestanden. De bestanden waarin persoonsgegevens van de bewoners zijn vastgelegd zijn bovendien beveiligd met een wachtwoord zoals genoemd in punt 1 van dit hoofdstuk.
4. Er wordt in een adequaat beveiligde omgeving een back-up bewaard van de gegevens. Deze back-up is alleen bereikbaar voor het bestuur.
5. Elektronische toezending van informatie aan de leden geschiedt uitsluitend via het opnemen van het e-mailadres in het “bcc-veld”.
6. Toezending per post van informatie aan bewoners geschiedt uitsluitend door het rechtstreeks in de brievenbus van de betreffende bewoner te deponeren.

Wat gebeurt er als er sprake is van een gegevenslek?

1. Het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor het beheer van de bewonersadministratie is verplicht om, zodra er vermoeden bestaat dat gegevens van leden door onbevoegden zijn benaderd – dit ondanks de voorzorgsmaatregelen die redelijkerwijs mogen worden verlangd – , de voorzitter te informeren over het vermoeden.
2. De voorzitter stelt de melding aan de orde in de eerstvolgende bestuursvergadering. Het bestuur gaat de ernst van het gegevenslek na, en gaat na welke maatregelen moeten worden genomen om herhaling te voorkomen. De melding en de te nemen maatregelen worden vastgelegd in de notulen.
3. In geval van een ernstig gegevenslek zal de voorzitter dan namens de vereniging hiervan melding doen bij de bewoners.

Hoe worden bewoners en degenen die inzage hebben in de gegevens geïnformeerd?

1. Alle bewoners ontvangen bericht over het bestaan van dit privacy statement en hebben de mogelijkheid hierop te reageren.
2. Nieuwe bewoners gaan expliciet akkoord met dit privacy statement.

Hoe kan dit privacy-statement worden gewijzigd?

1. Wijzigingen in dit privacy statement behoeven de goedkeuring van de Algemene Vergadering van de VvE. Ter zake gelden dezelfde regels voor besluitvorming als bij het wijzigen van het Huishoudelijk Reglement.
2. Na besluitvorming is het nieuwe privacy statement van kracht vanaf de dag dat het besluit is genomen. Alle leden die op dat moment tot de vereniging behoren, worden geacht ermee in te stemmen.

Op welke datum gaat dit privacy statement in en op welke data is het gewijzigd?

1. Het privacy statement gaat in per 25 mei 2018.